Sådan sælger du til U/NORD

Med denne vejledning vil vi gøre alle nuværende og kommende leverandører opmærksom på de betingelser, der gælder ved salg til U/NORD. Udgangspunktet er U/NORDs indkøbspolitik.

Indkøbspolitikken indeholder de regler, U/NORD skal overholde og beskriver, hvordan vi vil sikre, at vi altid indgår optimale indkøbsaftaler med vores leverandører. Vi er interesserede i at samarbejde med leverandører, der vil mere end blot at levere varer og sende fakturaer.

Vi ønsker et tæt samarbejde med leverandører, der vil involvere sig i U/NORDs behov for varer og tjenesteydelser og aktivt medvirke til udvikling af nye produkter.

Samhandelsaftale

Alle leverandører til U/NORD skal indgå en samhandelsaftale, som underskrives af leverandøren og skolen. Samhandelsaftalen er fortrolig. Skolens indkøbsansvarlige sikrer løbende, at indgåede aftaler overholdes. Aftaleperioden afhænger af varetype, projektlængde samt de økonomiske betingelser.

Når vi vælger leverandør, lægger vi blandt andet vægt på at få:

  • Den rigtige pris for den rigtige kvalitet
  • Et stort og dækkende sortiment
  • Leveringssikkerhed
  • Enkel administration
  • Gode samarbejds- og udviklingsmuligheder

Ønsker du at blive leverandør til U/NORD, skal du sende en ansøgning til U/NORDs indkøbsansvarlige. Du skal afgive følgende oplysninger:

  • Virksomhedens navn
  • Adresse
  • Postnummer og by
  • CVR-nummer
  • Navn på kontaktperson i firmaet
  • Oversigt over produkter eller tjenesteydelser, som kan have interesse for U/NORD

Sammen med ansøgningen vedlægges: Tro og love-erklæring, som viser, at virksomheden ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997.

Tro og love-erklæring, som viser, at virksomheden har den nødvendige forsikringsdækning i forbindelse med opgavens udførelse

Samarbejde med U/NORD

De budgetansvarlige har ansvaret for indkøb til U/NORD. I praksis udpeges der indkøbere, som er informeret om, hvilke leverandører vi køber ind hos.

Når du modtager en ordre fra U/NORD, skal du sikre dig, at ordren indeholder følgende oplysninger, og at I sender en ordrebekræftelse:

  • Indkøbers navn
  • Leveringssted

Du skal forlange at få alle oplysninger, da vi kræver, at de står på din faktura. Oplysningerne vil hjælpe bogholderiet, så den rigtige afdeling får fakturaen.

Når du leverer varer til U/NORD, skal der altid vedlægges en følgeseddel (fakturaen må ikke vedlægges varerne), og du skal sikre, at transportøren får en gyldig kvittering for, at varerne er afleveret. U/NORD kan ikke betale fakturaer for varer, der ikke er korrekt modtaget.

Det er vigtigt, at din faktura afspejler ordren, og at priserne er de samme, som da du aftalte ordren med vores medarbejder. Korrekte oplysninger er en forudsætning for, at fakturaen bliver betalt og til tiden. U/NORD tilstræber at nedbringe mængden af bilag og ønsker derfor i videst mulig omfang at samle leverancer på få fakturaer. Dette vil blive aftalt ved ordreindgåelse.

Fakturering

Bemærk, at U/NORD kun modtager elektroniske fakturaer til vores EAN nummer

Fakturaen skal indeholde følgende oplysninger:

Køber

  • EAN nr.
  • Institutionsnavn
  • Evt. Institutionsafdeling
  • Godkender

Leverandør

  • Navn
  • CVR nr.

Vare

  • Varenummer
  • Evt. Unspc. kode.
  • Varetekst
  • Beløb
  • Moms
  • Antal inkl. beskrivelse

Standardbetingelser ved betaling af leverandører til U/NORD

Vi sender betaling for leverede varer og tjenesteydelser 30 kalenderdage efter modtagelse af leverandørens betalingsanmodning (faktura). Sidste rettidige betalingsdag er således fakturaens modtagelsesdag plus 30 kalenderdage.

Falder den sidste rettidige betalingsdag ikke på en bankdag, vil førstkommende bankdag herefter være sidste rettidige betalingsdag. Ovenstående betalingsbetingelser er udgangspunktet for betalinger fra U/NORD. I det omfang, der via lovgivning eller lignende er fastsat andre betalingsfrister, anvendes de.

Der kan i specielle tilfælde aftales kortere eller længere betalingsfrister, f.eks. ved aftale om kontantrabat. Fakturabeløbet overføres til leverandørens bankkonto den sidste rettidige betalingsdag i henhold til de gældende regler og aftaler.

Leveringsbetingelser

Leveringsbetingelserne skal være frit leveret (CIF) til en af skolens adresser. Leveringen må kun finde sted til den aftalte leveringsadresse, og leverandøren skal sikre sig en underskrift som kvittering for modtagelse fra den på ordren anførte person eller dennes stedfortræder.

Risiko for tab og skade på en bestilt vare overgår først fra leverandøren til U/NORD på leveringsstedet/ved modtagers kvittering uanset leveringsbetingelserne i øvrigt. U/NORD forbeholder sig retten til at returnere vare som ikke er blevet godkendt at budgetansvarlig. Tjenesteydelser anses for leveret når ydelserne er færdiggjort og accepteret af U/NORD.

Gebyrer og andre former for omkostninger

Der accepteres ikke krav om gebyrer eller andre former for ekstra omkostninger. U/NORD honorerer alene selve varens/ydelsens pris, medmindre andet er aftalt mellem U/NORD og leverandøren. Forhøjede timetakster, servicevogn, kørsel samt diverse tillæg for ydelser udført på tidspunkter udenfor normal arbejdstid honoreres kun, såfremt der foreligger skriftlig aftale herom.

Såfremt ovenstående betingelser ikke efterkommes, vil U/NORD kontakte leverandøren for uddybning og eventuelt kreditering af opkrævet gebyr/ekstra omkostning. U/NORD vil ikke kunne honorere fakturaen, før eventuel kreditnota foreligger.

Indkøbsansvarlig

Filip Lange

Ressourcedirektør fila@unord.dk 91 35 74 18